O fechamento da folha de dezembro pede atenção redobrada do Departamento Pessoal e da contabilidade. O eSocial trabalha com duas apurações distintas nesse período: a folha mensal, referente à remuneração de dezembro, e a folha anual, destinada ao 13º salário.

A separação não é apenas operacional. Cada folha tem informações próprias e deve ser transmitida de forma independente à DCTFWeb, sistema de apuração e declaração dos débitos previdenciários. A orientação consta da Nota Orientativa nº 13/2018 do eSocial e segue prevista no Manual de Orientação do sistema.

Por que existem duas folhas em dezembro

O eSocial trabalha com dois períodos de apuração para a remuneração dos trabalhadores. O mensal segue o formato AAAA-MM, enquanto o anual é usado exclusivamente para o 13º e é identificado apenas pelo ano, no formato AAAA.

Na folha mensal de dezembro, o empregador informa salários e demais verbas da competência. Na folha anual, registra o valor total do 13º devido, descontado o adiantamento feito até novembro.

A contribuição previdenciária e o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre o 13º são apurados na folha anual, de modo que a gratificação não deve ser somada à remuneração mensal de dezembro como se fosse uma única apuração.

Como informar o 13º no eSocial

A remuneração do 13º é declarada no evento S-1200, de Remuneração do Trabalhador, em dois momentos. A primeira parcela entra na folha mensal do mês em que o adiantamento foi pago, entre fevereiro e novembro, em rubrica específica de adiantamento de 13º, de natureza 5504.

Já a segunda parcela vai na folha anual de dezembro, com o valor integral da gratificação, o desconto do adiantamento já pago e as retenções de INSS e IRRF.

O prazo para enviar os eventos S-1200 e S-1299, de Fechamento dos Eventos Periódicos, da apuração anual vai de 1º a 20 de dezembro. Caso a data caia em fim de semana ou feriado, é antecipada para o dia útil anterior. O S-1299 consolida as informações da folha anual e libera o envio dos débitos à DCTFWeb.

O evento S-1210, de Pagamentos de Rendimentos do Trabalho, não tem período de apuração anual. Tanto a primeira quanto a segunda parcela são informadas na competência mensal em que o pagamento ocorreu, com prazo até o dia 15 do mês seguinte.

Como conciliar FGTS, INSS e Imposto de Renda

A separação das folhas também afeta a apuração dos encargos. No caso da contribuição previdenciária e do IRRF, os valores sobre o 13º são calculados na folha anual.

O FGTS segue outra lógica. O recolhimento incide sobre o adiantamento no mês em que ele é pago e, na folha anual, o sistema considera a diferença entre o valor total do 13º e a primeira parcela, para que o adiantamento não seja tributado novamente.

Pelas regras do FGTS Digital, esses valores são registrados na competência anual, identificada como 13/AAAA, com o mesmo vencimento da folha de dezembro, e podem ser recolhidos em guia separada ou unificada.

O que conferir antes do fechamento

Para evitar divergências no encerramento do ano, o Departamento Pessoal deve conferir se o total do 13º está correto, se os adiantamentos pagos ao longo do ano foram registrados nas competências certas e se o desconto da primeira parcela foi informado na folha anual.

Também é preciso verificar se as rubricas utilizadas têm as incidências corretas de contribuição previdenciária, FGTS e Imposto de Renda, além de revisar os eventos de remuneração e de pagamento. Empresas que não têm 13º a declarar não precisam enviar folha anual sem movimento.

E quando há remuneração variável

Empregados que recebem comissões, horas extras ou outras parcelas variáveis podem ter ajustes no cálculo do 13º depois do fechamento da folha anual. Nesses casos, o complemento pode ser pago até 10 de janeiro e deve ser informado na folha mensal da competência dezembro, em rubrica de natureza 5005, referente ao 13º salário complementar, cadastrada no evento S-1010 com as incidências aplicáveis.

Conferir as duas apurações separadamente ajuda a evitar duplicidade de valores, inconsistências nos encargos e divergências entre eSocial, DCTFWeb e FGTS Digital.